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发布时间:2018-03-31 12:19:00
档案管理制度汇编

  档案管理制度汇编

  立卷归档制度
  一、文书档案归档制度
  (一)归档范围:
  凡是本机关在各项工作活动中形成的有保存价值的文件材料,均属归档范围,具体内容参见《归档范围和保管期限表》。
  (二)归档时间:
  各科室形成的文件材料,由兼职档案员收集,初步分类在次年3月底以前向档案室移交、存档。
  (三)归档要求:
  1、归档文件材料应整齐、完整、准确、可靠(文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等)无缺页破损现象。
  2、重要的文件需留本部门使用,可经单位主管领导批准后进行复印,但原件必须归档。
  3、凡是归档的文件,必须留原件存档,以保证档案的真实性。
  4、凡是归档的材料、书写格式与字迹符合规范要求,用钢笔、碳素墨水和蓝黑墨水书写,凡是不符合要求的材料,档案员有权退回原科室重新书写。
  5、积极开发利用文书档案,主动了解各项工作对利用档案的需要,端正服务态度,提高服务质量,积极主动做好提供利用工作。
  二、会计档案归档制度
  (一)归档范围:
  1、会计档案是记录和反映本机关经济业务的重要史料和证据,是本机关档案的组成部分,必须集中统一管理。
  2、会计档案包括会计凭证,会计帐簿和会计报表以及其它会计核算资料。
  (二)归档时间:
  一般每年形成的会计档案,应由会计室于第二年第一季度以前装订立卷,然后暂由会计室保存一年期满后,由会计室编造清册移交本单位档案部门保管。
  (三)归档要求:
  1、装订成册会计档案,原则上应保持卷册的封装,个别需拆封重新整理的,应会同会计和经办人共同拆封整理,以分清责任。
  2、档案管理人员对违反会计档案归档制度有权检查和纠正。
  3、借阅会计档案要履行登记手续。外单位借阅需持介绍信,经领导批准,方可借阅。
  三、基建档案归档制度
  (一)归档范围:凡本单位在基建工程中形成的各种方案材料、批复文件、图纸等均属归档范围(详见保管期限表)
  (二)归档时间:待项目完成之后,按照基建项目归档范围,将基建过程中形成的文件材料、图纸等收集齐全,在竣工后二个月内立卷归档并向本机关档案室办理交接手续。
  (三)归档要求:
  1、在整理归档材料过程中工程项目负责人和机关档案员应一同进行归档材料检查,不齐全的及时补充,应归档的材料做到字迹工整,图样清晰,工程项目签字、印章手续完备,有利长期保存。
  2、严禁使用不符合要求的字迹书写文件批复性材料,严禁使用复印件归档,对上述不符合归档要求的材料,档案员有权退回材料拒绝移交。
  3、归档材料移交工程负责人,教委档案员共同签字。
  四、照片档案归档制度
  (一)本单位在各项重要活动中形成的具有保存价值的各种照片材料均属归档范围,由档案室统一集中管理。
  (二)归档时间:
  每次活动形成的照片,冲洗后将有保存价值的照片由主管照相同志负责将照片活动日期、内容、人物名称,按时间顺序记录及时上册临时保存,于来年三月底以前将上一年的照片档案移交教委档案室。
  (三)归档要求:
  1、归档照片、底片相符。
  2、分类整理上册,归档照片要求清楚、主体突出,附以文字说明要写明时间、地点、拍摄人、反映活动内容、参加人物等。
  3、归档照片要统一使用档案部门提供的相册,装订规范。
  五、实物档案归档制度
  (一)归档范围:凡本机关各部门获得县级以上奖杯、奖旗、证书、奖状等实物均属归档范围。
  (二)归档时间:应归档的实物材料于次年3月底前移交本单位档案室统一保存。
  (三)归档要求:
  1、任何部门及个人在荣誉实物证明获得后,可在本部门存放一年,一年后向档案室移交,但最迟不得超过来年3月底,任何部门及个人不得私自截留或据为己有。
  2、档案室接收实物档案后,按时间顺序进行登记,陈列保存。
  档案库房管理制度
  一、非管理工作人员不得进入档案库房;领导进库房由管理人员陪同;外单位人员参观库房须经领导同意。
  二、库房由专人管理,下班后要将钥匙保管好,不得随处乱放。
  三、库房内严禁吸烟,严禁将易燃易爆及生活用品带入库房。
  四、配备必要的消防设施,并要经常检查;库房做到人走断电,关好门窗。
  五、保持库内清洁卫生,做好“八防”工作。
  六、档案进出库要做好登记,对库藏档案每年要清查一次并做好记录。
  七、做好库房设备的管理、使用与维修。
  八、档案管理人员变动时,要办好交接手续。
  档案统计制度
  一、如实对档案和档案工作情况进行登记,积累真实可靠的原始材料。
  二、对档案和档案工作情况的登记材料进行整理分析,为领导决策提供可靠依据。
  三、及时填报档案和档案工作基本情况统计报表。
  档案资料整理编目制度
  一、对每年接收和征集的档案资料要及时整理、编目、上架、利用。
  二、整理档案时要充分利用档案的原有基础,保持档案之间的历史联系,真实反映历史原貌。
  三、新进档案资料要及时编制目录等有关检索工具。
  四、新进档案要明确归属,及时上架,提供利用。
  档案的移交与收集制度
  一、移交前要深入了解情况,调查本单位档案的真实情况,制定切实可行的移交方案。
  二、向档案馆移交本机关具有永久和长期保存价值的档案。
  三、向档案馆移交和征集建国前的各种档案。
  四、向档案馆移交满十年的永久、长期档案。
  五、收集(或征集)散存在社会上的对国家和社会具有保存价值的各类的档案、资料向档案移交。
  六、同时移交与档案有关的资料、立档单位的全宗卷及有关的目录、索引等检索工具。
  七、移交进馆的档案必须齐全完整;按统一的分类方案分类立卷;正确划分保存期限;案卷装订整齐、规范;确实具有永久、长期保存价值。
  八、移交档案的案卷目录要,一律打印,并编制一式三份,其中一份由档案馆签收后退回移交单位。
  九、办理档案移交手续。
  档案借阅利用制度
  在档案资源开发利用工作中必须遵循服务至上的原则、开放原则和法制原则,做到:
  一、利用者应持有必要的手续方可利用档案,如证明、介绍信、身份证等。
  二、利用者利用机密性档案或要摘抄、复制所利用的档案时,要严格履行审批手续。
  三、利用者借出档案,必须办理借出手续,并在限定的时间内归还档案。
  四、利用者不准在借阅的档案上裁剪涂改、勾画、折叠、私拆等,以免影响档案的质量。
  五、提供利用人员要做好登记,及时准确地掌握档案、资料的利用效果情况,不断提高利用效率。
  档案鉴定销毁制度
  一、鉴定销毁工作,需向主管部门请示,批准后方可进行。
  二、成立领导小组,制定工作方案。
  三、经鉴定,要继续保存的档案应及时整理编目,提供利用;需销毁的档案应填好销毁清册。
  四、需销毁档案应履行严格的审批手续,准许销毁的档案材料,必须有两人以上监销下方可在指定地点销毁。
  五、档案完全销毁后,监销人应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,并签字盖章,以示负责。
  保 密 制 度
  档案室是永久保管档案的重要基地,为此,要加强保密工作,做到:
  一、档案工作人员要认真学习保密法规及有关规定,要牢固树立保密观念,认真遵守保密纪律,自觉地做好保密工作。
  二、要做好“八防”工作,档案室不准存放与档案无关的东西,要加强值班值宿和外来人的接待工作,下班前要关好门窗。
  三、档案人员不得随意将室内案卷、资料带出,不得违犯借阅档案、资料的规定。
  四、认真遵守《保密法》,对档案内各项秘密事宜,做到守口如瓶。
  五、发现问题立即报告,做到及时妥善处理。